Pentru asigurarea condiţiilor de aplicare a prevederilor Acordurilor de împrumut cu Banca Internaţională pentru Reconstrucţie şi Dezvoltare (BIRD), a prevederilor Ordonanţei de Urgenţă a Guvernului nr. 52/1999, precum şi a prevederilor Legii nr. 57 din 13 martie 2007 privind ratificarea Acordului de împrumut dintre România şi Banca Internaţională pentru Reconstrucţie şi Dezvoltare pentru finanţarea Proiectului privind prevenirea şi combaterea extinderii gripei aviare, s-a înfiinţat sub directa coordonare a Ministrului Sănătăţii Publice, Unitatea de Management a Proiectelor – Banca Mondială (UMP-BM), unitate fără personalitate juridică, cu responsabilităţi şi atribuţii specifice privind derularea împrumuturilor de la Banca Internaţională pentru Reconstrucţie şi Dezvoltare precum şi a altor programe cu finanţare internaţională.
UMP-BM este o unitate functionala care asigura managementul integrat de proiect in conformitate cu prevederile acordului de finantare, avand ca scop realizarea obiectivelor proiectului cu maxima diligenta si eficienta.
Personalul UMP este format din: experti financiari, experti achizitii bunuri si servicii, experti achizitii lucrari civile, experti monitorizare, precum si personal administrativ, selectat in conformitate cu procedurile finantatorului extern.
UMP-BM raportează şi funcţionează sub directa coordonare a Ministrului Sănătăţii Publice şi a Comitetului Director si se află în relaţii de colaborare cu Grupurile Tehnice de Lucru precum si cu beneficiarii finali, respectiv spitalele si directiile de specialitate.
Inaintea definirii unei strategii privind elaborarea proiectului si luarii unei decizii finale, UMP-BM consulta toti actorii implicati, inclusiv reprezentantii BIRD, BEI, MF.
Structura UMP-BM pentru APL 2 la nivel central este următoarea :
Director de Proiect Coordonator tehnic Experţi Achiziţii Experti achiziţii pentru bunuri şi servicii Experti achiziţii pentru lucrări civile
Coordonarea Componentelor: Coordonator Componentele 1 şi 4 Coordonator Componentele 2 şi 3
Monitorizare şi evaluare: Expert responsabil Monitorizare si Evaluare pentru Componentele 1 şi 4 Expert responsabil Monitorizare si Evaluare pentru Componentele 2 şi 3
Departament financiar Coordonator Financiar Expert Contabil Expert Financiar
Personal tehnic-administrativ Asistent manager Office manager Sofer
Astfel, in conformitate cu OM nr 1905/02.11.2007, UMP-BM are urmatoarele atributii principale:
1. Asigură managementul integrat al fondurilor împrumutate, în conformitate cu prevederile acordurilor de finanţare, având drept scop realizarea cu maximă operativitate şi eficienţă a obiectivelor acestora.
2. Asigură Planificarea Proiectelor impreuna cu directiile de specialitate si cu Beneficiarul final în conformitate cu structura financiară a acestora; elaborează Planul Proiectului de implementare şi Planul de Achiziţii pentru toate componentele proiectului.
3. Asigură respectarea procedurilor convenite cu finanţatorii în procesul de implementare a proiectelor.
4. Elaborează Termenii de Referinţă impreuna cu directiile de specialitate din MAP si cu beneficiarii finali care stabilesc metodologia de functionare a Comitetul Director şi a Grupurilor Tehnice de Lucru.
5. Organizează şi coordonează achiziţiile de bunuri, servicii şi lucrări civile, în conformitate cu procedurile finanţatorilor externi şi cu respectarea legislaţiei româneşti în vigoare.
6. Asigură pregătirea documentaţiei standard pentru licitaţie şi a lansării licitaţiei ; se constituie în suport legislativ şi administrativ pentru Comisia de evaluare a licitaţiilor, asigură elaborarea, pregătirea documentelor şi semnarea contractelor;
7. Încheie acordurile şi contractele cu beneficiarii finali, respectiv spitalele.
8. Asigură managementul contractelor încheiate şi coordonarea tranşelor de finanţare;
9. Asigură angajarea cheltuielilor externe în cadrul proiectelor, asigură lichidarea, ordonanţarea de plată şi plata cheltuielilor, cu respectarea procedurilor din acordurile de finanţare, a prevederilor contractelor de achiziţii.
10. Realizează şi menţine un sistem de management financiar adecvat şi pregăteşte situaţiile financiare corespunzătoare, într-un format acceptabil de către instituţiile financiare internaţionale.
11. Asigură monitorizarea şi evaluarea procesului de implementare, a obligaţiilor asumate prin acordurile de împrumut, inclusiv a celor financiare.
12. Întocmeşte rapoarte periodice şi anuale, conform Acordurilor financiare, pe care le transmite finanţatorilor externi şi instituţiilor centrale implicate în evaluarea acestor rapoarte, conform prevederilor acordurilor de finanţare şi legislaţiei naţionale în vigoare.
13. Asigură componenta contabilă a proiectelor, operarea tranzacţiilor bancare bazate pe un sistem cu semnatură dublă.
14. Asigură relaţiile funcţionale cu instituţiile financiare externe finanţatoare, cu instituţiile româneşti guvernamentale şi nonguvernamentale care participă la realizarea Programelor, cu băncile româneşti cu care se încheie aranjamente bancare pentru derularea operaţiunilor şi cu beneficiarii finali ai finanţarilor externe.
15. Monitorizează şi evaluează managementul UMP-BM de la nivel local.
